Rabu, 23 Desember 2009

Perawatan Kebun TBM & TM

Inti dari operasional perkebunan Kelapa sawit adalah di kebun TBM dan TM, dimana disini kebun akan dikelompokkan berdasarkan blok blok, dimana masih masing akan memiliki kode Blok kebun. Untuk tiap tiap blok akan dilakukan aktivitas kegiatan sesuai agenda dan jadwal untuk masing masing blok.

Di AdemSawit, semua Aktivitas dan Transaksi (material dan resource) yang dilakukan di tiap blok kebun ini akan di input di window Transaksi Harian Mandor, dimana datanya bisa diambil dari Buku Harian Mandor.

Transaksi Kebun TBM

Transaksi pada area TBM merupakan catatan aktivitas dan material yang digunakan selama merawat kebun TBM, ini bisa berupa tenaga kerja, material (pupuk, pestisida, bahan kimia, dll), resource (mesin, kendaraan), dan lain lain. Catatan kegiatan di di tulis didalam Buku Harian Mandor. Di adempiere, catatan kegiatan dari Buku Harian mandor ini bisa di input sehingga sistem bisa langsung menghitung, berapa banyak biaya yang sudah dikeluarkan untuk merawat suatu area kebun.


















Transaksi Kebun TM


Transaksi di area TM, pada dasarnya serupa dengan TBM, hanya saja disini ada transaksi tambahan berupa perhitungan panenan.Perhitungan panen di setiap perusahaan memiliki formula yang berbeda beda yang mengacu kepada peraturan dan policy perusahaan.



















Semua transaksi dapat dicatat dimana pada akhir periode kita bisa mendapatkan laportan akunting, total biaya, biaya per blok dan per Ha kebun, dll.



Regards,

Agung Budi Santosa
agung_bs@yahoo.com

Nursery, pemeliharaan Bibit

Proses pembuatan bibit kelapa sawit diawali dengan kecambah (bisa membeli dari vendor atau membuat sendiri) untuk kemudian di rawat setiap bulan hingga menjadi bibit siap tanam usia 12 bulan.

Proses ini bisa diawali dengan pembelian kecambah, kemudian dikelompokkan dalam lot per lot , dimana tiap lot akan di identifikasi tanggal tanam, jumlah bibit, jumlah bibit yang jadi. Tidak semua bibit akan menjadi bibit siap tanam, karena



dalam perjalanannya, akan ada sebagian bibit yang akhirnya di buang karena mati, rusak atau kualitas tidak memenuhi standard. ADemSawit akan mencatat ini semua, beserta biaya biaya material, resource, dan lain lain yang dibutuhkan, sehingga pada akhirnya bisa dihasilkan laporan akuntansi untuk divisi pembibitan ini, dimana bisa diketahui total biaya yang dikeluarkan untuk masing masing lot.

Regards,
Agung Budi Santosa
agung_bs@yahoo.com

Purchasing, Proses Pembelian Barang

Seperti sudah di bahas sebelumnya, Di Industri perkebunan, biasanya satu kantor akan menangani beberapa Estate (sebutan untuk suatu area lokasi perkebunan), dimana kebutuhan barang barang tertentu akan dipenuhi oleh kantor pusat/cabang tersebut. Pada cara konvensional atau cara manual, dari Estate akan menerbitkan SPP (Surat Permintaan Pembelian) yang setelah di setujui oleh kepala kebun, akan di Fax ke Kantor pusat/cabang bagian Purchasing, untuk selanjutnya di lakukan proses pembelian barang. Proses ini di Adempiere bisa diakomodasi seperti diagram berikut:
















Di Adempiere, pihak kebun bisa langsung memasukkan permintaan pembelian melalui Requisition, dimana selanjutnya permintaan pembelian ini akan menunggu approval dari kantor pusat, apabila disetujui maka akan di convert menjadi PO, dilanjutkan dengan material receipt, invoicing dan payment.

Selain hal diatas, proses approval dari Penerbitan PO juga bisa dilakukan secara berjenjang dan secara online. Sebagai contoh, untuk pembelian barang dengan nilai PO sampai dengan Rp. 5000.000,- (lima Juta Rupiah) cukup di approve oleh manager kebun, selanjutnya untuk pembelian hingga Rp 25.000.000,- bisa dilakukan oleh Direktur, dan untuk nilai diatasnya harus disetujui oleh Presiden Direktur di kantor pusat, dan seterusnya.

Proses pengiriman PO juga bisa di integrasikan dengan email dimana PO bisa langsung dikirim sebagai attachment dalam format PDF, serta bisa di lakukan pengarsipan dalam format PDF dan anda bisa memanggilnya sewaktu waktu, ini jauh lebih effisien dibanding anda harus menyimpan berlembar lembar dokumen PO secara manual.

Untuk memudahkan proses approval, ADemSawit juga menyediakan proses notifikasi sehingga orang yang berwenang (yang memberikan approval) ketika login ke sistem bisa tau bahwa ada dokumen yang menunggu approval darinya.

Di beberapa perusahaan perkebunan ada yang menerapkan RFQ (Request For Quotation) untuk pembelian barang barang tertentu, hal ini juga bisa diakomodasi di ADempiere, karena tersedianya fitur ini. Untuk item tersebut harus dibuatkan RFQ terlebih dahulu, menginput respon dari tiap vendor, serta terakhir menerbitkan PO Untuk Vendor yang dipilih.

Selain hal tersebut diatas, sisanya adalah hal hal yang umum yang biasa dihadapai dalam proses pembelian, seperti satu pricelist untuk satu vendor, receipt material secara partial, dll dimana hal ini bisa dilakukan di ADempiere.

Berikut ini beberapa Snapshot Permintaan Pembelian :












Permintaan Pembelian tidak bisa diproses lebih lanjut sebelum mendapatkan Approval.









Permintaan Pembelian yang sudah di approve bisa di proses menjadi purcahse Order












Hal hal diatas membuat Purchasing di Adempiere (atau ADemSawit) mampu mengakomodasi kebutuhan kebutuhan pembelian barang di Perkebunan.


Regards
Agung Budi Santosa
agung_bs@yahoo.com


Rabu, 09 Desember 2009

ADemSAWIT, ADempiere Untuk Kebun Kelapa Sawit

ADemSAWIT bukanlah forking Atau turunan dari ADempiere, ADemSawit juga bukan software ERP baru. AdemSawit adalah ADempiere yang sudah diconfigurasi dan dimodifikasi sehingga bisa memenuhi kebutuhan ERP di lingkungan industri perkebunan Kelapa sawit. Istilah ADemSAWIT ini sendiri muncul secara tidak sengaja dimana bagi orang orang perkebunan ternyata sangat sulit untuk mengingat kata "ADempiere", dan setelah di plesetkan menjadi AdemSawit ternyata mereka langsung ingat. Dengan ADemSAWIT, perusahaan perkebunan bisa merasakan seolah olah menggunakan aplikasi ERP yang memang khusus dirancang untuk perkebunan Kelapa sawit. Apa saja kebutuhan untuk ERP di Perkebunan Kelapa sawit? dan hal hal apa saja yang bisa dipenuhi oleh Adempiere? Berikut ini akan saya coba sampaikan “beberapa” kebutuhan yang umum diperlukan di kebun kelapa sawit.

Pada dasarnya secara umum, proses bisnis di industri perkebunan kelapa sawit adalah sama dengan bisnis di bidang lainnya, terutama untuk proses di backoffice seperti purchasing, sales, inventory, accounting, dll. Yang membedakan adalah adanya kebutuhan kebutuhan untuk mendukung operasional kebun dimana hal ini belum tersedia secara langsung di Adempiere. Untuk itulah diperlukan configurasi khusus serta beberapa modifikasi agar kebutuhan tersebut terpenuhi.













Purchasing
Di Industri perkebunan, biasanya satu kantor akan menangani beberapa Estate (sebutan untuk suatu area lokasi perkebunan), dimana kebutuhan barang akan dipenuhi oleh kantor pusat/cabang tersebut. Pada cara konvensional atau cara manual, dari Estate akan menerbitkan SPP (Surat Permintaan Pembelian) yang setelah di setujui oleh kepala kebun, akan di Fax ke Kantor pusat/cabang bagian Purchasing, untuk selanjutnya di lakukan proses pembelian barang. Proses ini di Adempiere bisa diakomodasi seperti diagram berikut:


Di Adempiere, pihak kebun bisa langsung memasukkan permintaan pembelian melalui Requisition, dimana selanjutnya permintaan pembelian ini akan menunggu approval dari kantor pusat, apabila disetujui maka akan di convert menjadi PO, dilanjutkan dengan material receipt, invoicing dan payment.

Sales
Penjualan di industri Kelapa sawit umumnya tidak terlampau sulit, karena produk yang dijual umumnya hanya 1 product yaitu CPO. Sehingga bisa dikatakan hampir tidak ada issue di area penjualan, karena prosedurnya cukup standard. Hanya saja yang perlu sedikit diperhatikan bahwa adanya penjualan dengan prepay order (pembayaran dimuka).

Pembibitan
Pembibitan pada dasarnya sepert proses produksi di pabrik, hanya saja disini waktu produksinya lebih lama yaitu 1(satu) tahun dengan komponen komponen biaya yang dimasukkan tiap bulan.


Proses pembibitan diawali dengan Pembelian Kecambah, untuk dirawat hingga siap tanam umur 12 bulan, dimana setiap bulan dilakukan perawatan sesuai standard prosedur perawatan bibit yang bisa memerlukan material/produk, serta biaya biaya yang harus dicatat setiap bulannya.

TBM & TM











TBM

Transaksi pada area TBM merupakan catatan aktivitas dan material yang digunakan selama merawat kebun TBM, ini bisa berupa tenaga kerja, material (pupuk, pestisida, bahan kimia, dll), resource (mesin, kendaraan), dan lain lain. Catatan kegiatan di di tulis didalam Buku Harian Mandor. Di adempiere, catatan kegiatan dari Buku Harian mandor ini bisa di input sehingga sistem bisa langsung menghitung, berapa banyak biaya yang sudah dikeluarkan untuk merawat suatu area kebun.



















TM
Transaksi di area TM, pada dasarnya serupa dengan TBM, hanya saja disini ada transaksi tambahan berupa perhitungan panenan.
Perhitungan panen di setiap perusahaan memiliki formula yang berbeda beda yang mengacu kepada peraturan dan policy perusahaan.


















Accounting

Yang menarik dari penggunaan ADempiere di indutri perkebunan adalah kita bisa mendapatkan laporan accounting, tanpa harus menginput ulang transaksi ke dalam software Accounting seperti yang banyak dilakukan oleh perusahaan perkebunan saat ini. Dan memang ini adalah kelebihan dari aplikasi ERP.

Kesimpulan
Penggunaan Adempiere di perkebunan kelapa sawit dapat meningkatkan effisiensi pada proses bisnis perusahaan perkebunan. Meskipun ADempiere aslinya memang tidak dirancang secara khusus untuk industri perkebunan, akan tetapi dengan sedikit kreativitas serta penyesuaian disana sini Adempiere bisa di implementasikan dengan baik. Dimana dalam hal ini juga menuntut perusahaan perkebunan untuk lebih flexibel dan bersedia beradaptasi dengan fasilitas dan fitur yang ada di Adempiere.

Regards,
Agung Budi Santosa
agung_bs@yahoo.com