Senin, 23 Juni 2014

Purchasing, Proses Pembelian Barang

Seperti sudah di bahas sebelumnya, Di Industri perkebunan, biasanya satu kantor akan menangani beberapa Estate (sebutan untuk suatu area lokasi perkebunan), dimana kebutuhan barang barang tertentu akan dipenuhi oleh kantor pusat/cabang tersebut. Pada cara konvensional atau cara manual, dari Estate akan menerbitkan SPP (Surat Permintaan Pembelian) yang setelah di setujui oleh kepala kebun, akan di Fax ke Kantor pusat/cabang bagian Purchasing, untuk selanjutnya di lakukan proses pembelian barang. Proses ini di Adempiere bisa diakomodasi seperti diagram berikut:
















Di dalam software management perkebunan kelapa sawit Adempiere, pihak kebun bisa langsung memasukkan permintaan pembelian melalui Requisition, dimana selanjutnya permintaan pembelian ini akan menunggu approval dari kantor pusat, apabila disetujui maka akan di convert menjadi PO, dilanjutkan dengan material receipt, invoicing dan payment.

Selain hal diatas, proses approval dari Penerbitan PO juga bisa dilakukan secara berjenjang dan secara online. Sebagai contoh, untuk pembelian barang dengan nilai PO sampai dengan Rp. 5000.000,- (lima Juta Rupiah) cukup di approve oleh manager kebun, selanjutnya untuk pembelian hingga Rp 25.000.000,- bisa dilakukan oleh Direktur, dan untuk nilai diatasnya harus disetujui oleh Presiden Direktur di kantor pusat, dan seterusnya.

Proses pengiriman PO juga bisa di integrasikan dengan email dimana PO bisa langsung dikirim sebagai attachment dalam format PDF, serta bisa di lakukan pengarsipan dalam format PDF dan anda bisa memanggilnya sewaktu waktu, ini jauh lebih effisien dibanding anda harus menyimpan berlembar lembar dokumen PO secara manual.

Untuk memudahkan proses approval, ADemSawit juga menyediakan proses notifikasi sehingga orang yang berwenang (yang memberikan approval) ketika login ke sistem bisa tau bahwa ada dokumen yang menunggu approval darinya.

Di beberapa perusahaan perkebunan ada yang menerapkan RFQ (Request For Quotation) untuk pembelian barang barang tertentu, hal ini juga bisa diakomodasi di ADempiere, karena tersedianya fitur ini. Untuk item tersebut harus dibuatkan RFQ terlebih dahulu, menginput respon dari tiap vendor, serta terakhir menerbitkan PO Untuk Vendor yang dipilih.
Selain hal tersebut diatas, sisanya adalah hal hal yang umum yang biasa dihadapai dalam proses pembelian, seperti satu pricelist untuk satu vendor, receipt material secara partial, dll dimana hal ini bisa dilakukan di ADempiere.Berikut ini beberapa Snapshot Permintaan Pembelian :












Permintaan Pembelian tidak bisa diproses lebih lanjut sebelum mendapatkan Approval.









Permintaan Pembelian yang sudah di approve bisa di proses menjadi purcahse Order












Hal hal diatas membuat Purchasing di Adempiere (atau ADemSawit) mampu mengakomodasi kebutuhan kebutuhan pembelian barang di Perkebunan.


Regards
Agung Budi Santosa
agung_bs@yahoo.com


Tidak ada komentar:

Posting Komentar