Senin, 23 April 2012

Fitur ADemSawit

Fitur Fitur ADemSawit

ADemSawit ERP meripakan aplikasi ERP untuk perkebunan Kelapa sawit yang dibuat dari aplikasi ERP ADempiere.
ADempiere merupakan aplikasi ERP sudah memiliki modal fitur yang sangat lengkap dan sudah terbukti berhasil di implementasikan di banyak bidang industri. Namun fitur fitur dasar Adempiere tentu belum cukup untuk bisa digunakan  mengakomodasi seluruh kebutuhan industri perkebunan. Untuk itu diperlukan beberapa tambahan modul dan fitur agar dapat mengakomodasi kebutuhan industri perkebunan kelapa sawit secara maksimal.


  1. Modul PENGADAAN
    Modul Pengadaan barang terdiri dari beberapa fitur sebagai berikut:
    a. Permintaan Barang (dengan approval online)
    Mencatat permintaan barang dari blok/afdeling/estate serta menyampaikan ke kantor pusat
    untuk di approve/disetujui secara online.
    b. Generate Permintaan barang menjadi PO
    Permintaan barang yang sudah di approve, bisa di generate menjadi PO dan bisa
    dikelompokkan berdasarkan supplier dan lain lain.
    c. Prosedur Lelang online
    Prosedur untuk melakukan pelelangan terhadap pengadaan barang kepada para supplier yang
    yang diikutsertakan pada kegiatan lelang, penawaran bisa dilakukan secara online melalui
    web sehingga lebih effisien.
    d. Purchase Order
    Purchase Order digunakan untuk mencatat pembelian yang dilakukan kepada Supplier, proses
    ini akan menghasilkan dokumen PO yang bisa dikirim ke supplier secara hardcopy atau
    secara online via email dalam bentuk PDF.
    e. Penerimaan barang
    Penerimaan barang dari satu PO dapat dilakukan sekaligus ataupun secara parsial, shingga
    memudahkan proses penerimaan.
    f. Pencatatan AP (invoice) Supplier
    Proses ini digunakan untuk mencatan tagihan dari Supplier dan mengakuinya sebagai hutang.


  2. Modul PENJUALAN
    Modul penjualan memiliki fitur fitur sebagai berikut:
    a. Quotation
    Membuat surat penawaran
    b. Sales Order
    Membuat surat penjualan (Sales order)
    c. Shipment/pengiriman barang
    Pengiriman barang berdasarkan Sales Order, dilengkapi DO/surat jalan dll.
    d. Mendukung Multi Price list, Multi Currency, sales commision dll

  3. Modul MATERIAL MANAGEMENT 
    a. Mendukung Multi Gudang
    Mendukung multigudang serta mendukung sistem lokasi penyimpanan barang sehingga memudahkan proses penyimpanan barang dalam jumlah banyak (misal spareparts).
    b. Mendukung Multi Satuan
    Mendukung semua satuan dan mendukung konversi seperti pcs menjadi dosin, pack, dst
    c. Transaksi mutasi antar gudang 
    Mendukung transaksi antar gudang 
     d.  Fitur Stok Opname (Physical Inventory)
    Fitur Stok Opnamebisa di generate per gudang atau locator (lokasi gudang) untuk memudahkan proses penghitungan.
    e. Fitur pembebanan (dari persediaan menjadi biaya)
    Memudahkan proses penggunaan material dan melakukan konversi dari account persediaan menjadi biaya
                                                                       .
  4. Modul Finance & Accounting 
    a. Account Payable (AP)
    Mencatat mulai dari pengakuan hutang kepada supplier/vendor, penjadwalan pembayaran hingga proses pembayaran.
    b. Account Receivable (AR)
    Mencatat mulai dari pengakuan piutang kepada customer, pencetakan aging report serta  proses penerimaan pembayaran.
    c. Bank Statement
    Mencatat account, balance serta transaksi AP/AR dari masing masing account bank.
    d. General Ledger (GL)
    Modul general Ledger digunakan untuk transaksi jurnal pada financial account sesuak kebutuhan prosedur akuntansi.
    e. Cash journal
    Modul cash journal digunakan untuk merawat transaksi kas/tunai

  5. Estate Management
    a. Pre-Nursery & Nursery Management
    Memanage dan mencatat biaya yang dikeluarkan untuk merawat tanaman mulai dari kecambah, bibit usia 1 bulan, 3 bulan dst. Dimana hasil akhirnya bisa diketahui berapa cost yang sudah diskeluarkan untuk masing masing bibit.
    Laporan : Total/parsial operasional cost, Laporan HPP
    b. Activity Management
    Mencatat semua aktivitas dan kegiatan di kebun beserta bahan dan biaya yang digunakan, hasil akhirnya dapat diketahui total biaya per ha kebun, serta total biaya per Ton panenan.
    Setiap kebun akan dibuatkan RKB/RKT (Rencan kerja Bulanan/Rencana Kerja tahunan) dimana ini akan menjadi acuan budget bulanan/tahunan untuk tiap blok. Dimanan nantinya dapat di bandingkan dengan realisasi/ aktual budget yang dikeluarkan (sesungguhnya)
    Laporan: Budget per blok/divisi/estate , Realisasi perblok/divisi/estate  
    c. Vehicle & Machine Running Account 
    Mencatat seluruh kegiatan kendaraan serta mesin dimana biayanya akan dialokasikan kepada masing masing aktivitas dalam rangka untuk memonitor biaya operasional kendaraan dan mesin/alat berat.
    d. Workshop Running Account
    Mencatat seluruh kegiatan berupa jam kerja, material dan jasa yang digunakan, dan progress pekerjaan dalam rangka untuk memonitor biaya operasional workshop.
  1. MILLS MANAGEMENT
    a. Weight bridge
    Mencatat data yang masuk dari mesin timbang untuk digunakan sebagai data penerimaan TBS.
    ** dalam pengembangan
    b. Product Storage Reading
    Mencatat jumlah stok terakhir dari CPO storage berdasarkan hasil analisa suara(sound) yang akan di konversi menjadi Kilo menggunakan table tanki dan suhu.
    ** dalam pengembangan
    c. Harian Laboratorium
    laporan harian dari laboratorium dari analisa tandan buah segar dari estate atau laporan pemrosesan dari Mill
    d. Penerimaan TBS
    Mencatat penerimaan tandan buah segar dari Estate

      
  2. PLANTATION BUDGET
    a. Field Budget
    Field Budget adalah budget berdasarkan Rencan Kerja Tahunan dari blok yang bersangkutan
    b. Oil-Palm Production Budget
    Produksi CPO dan Kernel adalah Berdasarkan kapasitas mesin produksi serta berdasarkan penerimaan tandan buah segar dari estate maupun pembelian.
    c. Vehicle Budget
    Forcast alokasi biaya kendaraan dan alat berat meliputi gaji, bahan bakar, dan aktivitas vehicle dan alat berat yang bersangkutan.
    d. Workshop Budget
    Forcast alokasi biaya workshop meliputi gaji, bahan bakar, dan aktivitas workshop yang bersangkutan.

  3. PLANTATION PAYROLL
    Aplikasi payroll yang diturunkan dari standard penggajian perkebunan. Mencatat perhitungan gaji, adjustment, pajak pph21, tunjangan, dan potongan berdasarkan pada policy perusahaan. Terintegrasi dengan modul financial accounting.
    ** dalam pengembangan

  4. LAND MANAGEMENT
    Untuk mencatat kondisi aktual kebun seperti topography, jenis tanah, type area, dan lai lain termasuk sertifikasi dokumen .
     
  5. INFRATRUCTURE & BUILDING MANAGEMENT
    Merawat operasional infrasturktur dan bangunan seperti: gedung, jalan, jembatan, parit, dll
  6.  PROJECT MANAGEMENT
    Untuk merawat aktivitas project dan progress nya baik fisikal maupun financial progress.

    =========================
Untuk info lebih lanjut, silahkan hubungi:
1. Agung Budi Santosa, email: agung_bs@yahoo.com
2. Bayu P, email : bayu@alphamedia.co.id




Rabu, 23 Desember 2009

Perawatan Kebun TBM & TM

Inti dari operasional perkebunan Kelapa sawit adalah di kebun TBM dan TM, dimana disini kebun akan dikelompokkan berdasarkan blok blok, dimana masih masing akan memiliki kode Blok kebun. Untuk tiap tiap blok akan dilakukan aktivitas kegiatan sesuai agenda dan jadwal untuk masing masing blok.

Di AdemSawit, semua Aktivitas dan Transaksi (material dan resource) yang dilakukan di tiap blok kebun ini akan di input di window Transaksi Harian Mandor, dimana datanya bisa diambil dari Buku Harian Mandor.

Transaksi Kebun TBM

Transaksi pada area TBM merupakan catatan aktivitas dan material yang digunakan selama merawat kebun TBM, ini bisa berupa tenaga kerja, material (pupuk, pestisida, bahan kimia, dll), resource (mesin, kendaraan), dan lain lain. Catatan kegiatan di di tulis didalam Buku Harian Mandor. Di adempiere, catatan kegiatan dari Buku Harian mandor ini bisa di input sehingga sistem bisa langsung menghitung, berapa banyak biaya yang sudah dikeluarkan untuk merawat suatu area kebun.


















Transaksi Kebun TM


Transaksi di area TM, pada dasarnya serupa dengan TBM, hanya saja disini ada transaksi tambahan berupa perhitungan panenan.Perhitungan panen di setiap perusahaan memiliki formula yang berbeda beda yang mengacu kepada peraturan dan policy perusahaan.



















Semua transaksi dapat dicatat dimana pada akhir periode kita bisa mendapatkan laportan akunting, total biaya, biaya per blok dan per Ha kebun, dll.



Regards,

Agung Budi Santosa
agung_bs@yahoo.com

Nursery, pemeliharaan Bibit

Proses pembuatan bibit kelapa sawit diawali dengan kecambah (bisa membeli dari vendor atau membuat sendiri) untuk kemudian di rawat setiap bulan hingga menjadi bibit siap tanam usia 12 bulan.

Proses ini bisa diawali dengan pembelian kecambah, kemudian dikelompokkan dalam lot per lot , dimana tiap lot akan di identifikasi tanggal tanam, jumlah bibit, jumlah bibit yang jadi. Tidak semua bibit akan menjadi bibit siap tanam, karena



dalam perjalanannya, akan ada sebagian bibit yang akhirnya di buang karena mati, rusak atau kualitas tidak memenuhi standard. ADemSawit akan mencatat ini semua, beserta biaya biaya material, resource, dan lain lain yang dibutuhkan, sehingga pada akhirnya bisa dihasilkan laporan akuntansi untuk divisi pembibitan ini, dimana bisa diketahui total biaya yang dikeluarkan untuk masing masing lot.

Regards,
Agung Budi Santosa
agung_bs@yahoo.com

Purchasing, Proses Pembelian Barang

Seperti sudah di bahas sebelumnya, Di Industri perkebunan, biasanya satu kantor akan menangani beberapa Estate (sebutan untuk suatu area lokasi perkebunan), dimana kebutuhan barang barang tertentu akan dipenuhi oleh kantor pusat/cabang tersebut. Pada cara konvensional atau cara manual, dari Estate akan menerbitkan SPP (Surat Permintaan Pembelian) yang setelah di setujui oleh kepala kebun, akan di Fax ke Kantor pusat/cabang bagian Purchasing, untuk selanjutnya di lakukan proses pembelian barang. Proses ini di Adempiere bisa diakomodasi seperti diagram berikut:
















Di Adempiere, pihak kebun bisa langsung memasukkan permintaan pembelian melalui Requisition, dimana selanjutnya permintaan pembelian ini akan menunggu approval dari kantor pusat, apabila disetujui maka akan di convert menjadi PO, dilanjutkan dengan material receipt, invoicing dan payment.

Selain hal diatas, proses approval dari Penerbitan PO juga bisa dilakukan secara berjenjang dan secara online. Sebagai contoh, untuk pembelian barang dengan nilai PO sampai dengan Rp. 5000.000,- (lima Juta Rupiah) cukup di approve oleh manager kebun, selanjutnya untuk pembelian hingga Rp 25.000.000,- bisa dilakukan oleh Direktur, dan untuk nilai diatasnya harus disetujui oleh Presiden Direktur di kantor pusat, dan seterusnya.

Proses pengiriman PO juga bisa di integrasikan dengan email dimana PO bisa langsung dikirim sebagai attachment dalam format PDF, serta bisa di lakukan pengarsipan dalam format PDF dan anda bisa memanggilnya sewaktu waktu, ini jauh lebih effisien dibanding anda harus menyimpan berlembar lembar dokumen PO secara manual.

Untuk memudahkan proses approval, ADemSawit juga menyediakan proses notifikasi sehingga orang yang berwenang (yang memberikan approval) ketika login ke sistem bisa tau bahwa ada dokumen yang menunggu approval darinya.

Di beberapa perusahaan perkebunan ada yang menerapkan RFQ (Request For Quotation) untuk pembelian barang barang tertentu, hal ini juga bisa diakomodasi di ADempiere, karena tersedianya fitur ini. Untuk item tersebut harus dibuatkan RFQ terlebih dahulu, menginput respon dari tiap vendor, serta terakhir menerbitkan PO Untuk Vendor yang dipilih.

Selain hal tersebut diatas, sisanya adalah hal hal yang umum yang biasa dihadapai dalam proses pembelian, seperti satu pricelist untuk satu vendor, receipt material secara partial, dll dimana hal ini bisa dilakukan di ADempiere.

Berikut ini beberapa Snapshot Permintaan Pembelian :












Permintaan Pembelian tidak bisa diproses lebih lanjut sebelum mendapatkan Approval.









Permintaan Pembelian yang sudah di approve bisa di proses menjadi purcahse Order












Hal hal diatas membuat Purchasing di Adempiere (atau ADemSawit) mampu mengakomodasi kebutuhan kebutuhan pembelian barang di Perkebunan.


Regards
Agung Budi Santosa
agung_bs@yahoo.com


Rabu, 09 Desember 2009

ADemSAWIT, ADempiere Untuk Kebun Kelapa Sawit

ADemSAWIT bukanlah forking Atau turunan dari ADempiere, ADemSawit juga bukan software ERP baru. AdemSawit adalah ADempiere yang sudah diconfigurasi dan dimodifikasi sehingga bisa memenuhi kebutuhan ERP di lingkungan industri perkebunan Kelapa sawit. Istilah ADemSAWIT ini sendiri muncul secara tidak sengaja dimana bagi orang orang perkebunan ternyata sangat sulit untuk mengingat kata "ADempiere", dan setelah di plesetkan menjadi AdemSawit ternyata mereka langsung ingat. Dengan ADemSAWIT, perusahaan perkebunan bisa merasakan seolah olah menggunakan aplikasi ERP yang memang khusus dirancang untuk perkebunan Kelapa sawit. Apa saja kebutuhan untuk ERP di Perkebunan Kelapa sawit? dan hal hal apa saja yang bisa dipenuhi oleh Adempiere? Berikut ini akan saya coba sampaikan “beberapa” kebutuhan yang umum diperlukan di kebun kelapa sawit.

Pada dasarnya secara umum, proses bisnis di industri perkebunan kelapa sawit adalah sama dengan bisnis di bidang lainnya, terutama untuk proses di backoffice seperti purchasing, sales, inventory, accounting, dll. Yang membedakan adalah adanya kebutuhan kebutuhan untuk mendukung operasional kebun dimana hal ini belum tersedia secara langsung di Adempiere. Untuk itulah diperlukan configurasi khusus serta beberapa modifikasi agar kebutuhan tersebut terpenuhi.













Purchasing
Di Industri perkebunan, biasanya satu kantor akan menangani beberapa Estate (sebutan untuk suatu area lokasi perkebunan), dimana kebutuhan barang akan dipenuhi oleh kantor pusat/cabang tersebut. Pada cara konvensional atau cara manual, dari Estate akan menerbitkan SPP (Surat Permintaan Pembelian) yang setelah di setujui oleh kepala kebun, akan di Fax ke Kantor pusat/cabang bagian Purchasing, untuk selanjutnya di lakukan proses pembelian barang. Proses ini di Adempiere bisa diakomodasi seperti diagram berikut:


Di Adempiere, pihak kebun bisa langsung memasukkan permintaan pembelian melalui Requisition, dimana selanjutnya permintaan pembelian ini akan menunggu approval dari kantor pusat, apabila disetujui maka akan di convert menjadi PO, dilanjutkan dengan material receipt, invoicing dan payment.

Sales
Penjualan di industri Kelapa sawit umumnya tidak terlampau sulit, karena produk yang dijual umumnya hanya 1 product yaitu CPO. Sehingga bisa dikatakan hampir tidak ada issue di area penjualan, karena prosedurnya cukup standard. Hanya saja yang perlu sedikit diperhatikan bahwa adanya penjualan dengan prepay order (pembayaran dimuka).

Pembibitan
Pembibitan pada dasarnya sepert proses produksi di pabrik, hanya saja disini waktu produksinya lebih lama yaitu 1(satu) tahun dengan komponen komponen biaya yang dimasukkan tiap bulan.


Proses pembibitan diawali dengan Pembelian Kecambah, untuk dirawat hingga siap tanam umur 12 bulan, dimana setiap bulan dilakukan perawatan sesuai standard prosedur perawatan bibit yang bisa memerlukan material/produk, serta biaya biaya yang harus dicatat setiap bulannya.

TBM & TM











TBM

Transaksi pada area TBM merupakan catatan aktivitas dan material yang digunakan selama merawat kebun TBM, ini bisa berupa tenaga kerja, material (pupuk, pestisida, bahan kimia, dll), resource (mesin, kendaraan), dan lain lain. Catatan kegiatan di di tulis didalam Buku Harian Mandor. Di adempiere, catatan kegiatan dari Buku Harian mandor ini bisa di input sehingga sistem bisa langsung menghitung, berapa banyak biaya yang sudah dikeluarkan untuk merawat suatu area kebun.



















TM
Transaksi di area TM, pada dasarnya serupa dengan TBM, hanya saja disini ada transaksi tambahan berupa perhitungan panenan.
Perhitungan panen di setiap perusahaan memiliki formula yang berbeda beda yang mengacu kepada peraturan dan policy perusahaan.


















Accounting

Yang menarik dari penggunaan ADempiere di indutri perkebunan adalah kita bisa mendapatkan laporan accounting, tanpa harus menginput ulang transaksi ke dalam software Accounting seperti yang banyak dilakukan oleh perusahaan perkebunan saat ini. Dan memang ini adalah kelebihan dari aplikasi ERP.

Kesimpulan
Penggunaan Adempiere di perkebunan kelapa sawit dapat meningkatkan effisiensi pada proses bisnis perusahaan perkebunan. Meskipun ADempiere aslinya memang tidak dirancang secara khusus untuk industri perkebunan, akan tetapi dengan sedikit kreativitas serta penyesuaian disana sini Adempiere bisa di implementasikan dengan baik. Dimana dalam hal ini juga menuntut perusahaan perkebunan untuk lebih flexibel dan bersedia beradaptasi dengan fasilitas dan fitur yang ada di Adempiere.

Regards,
Agung Budi Santosa
agung_bs@yahoo.com